Importancia de la Conversión de Sistemas en la Implantación de un Sistema de Información.

Bueno aqui un ensayo de mi autoria que hice para mi clase de sistemas, los comentarios son bienvenidos.

El proceso de implementación de un SI es uno de los últimos pasos en el ciclo de vida de los sistemas, y el producto de largas horas de trabajo y grandes cantidades de dinero. Esa etapa puede denominarse la prueba de fuego del sistema, ya que aquí se demostrará si el resultado del análisis, diseño y desarrollo del sistemas se desarrollo correctamente de acuerdo a los requerimientos del cliente.

Esta etapa comprende además de la instalación del sistema en sí, el entrenamiento del personal de la empresa y la conversión de datos del sistema antiguo al actual. Esta conversión no solo abarca el cambio del sistema anterior al actual, sino también la interconexión entre el sistema que estamos instalando y los demás SI que posea la empresa, por ejemplo: si estamos implantación un sistema de contabilidad en la empresa este debe ser plenamente compatible con el SI encargado de compras, ventas, inventario… De lo contrario habría problemas en la transmisión de datos entre los departamentos, ocasionando graves pérdidas para la empresa.

Por eso este paso es de vital importancia, ya que puede significar la muerte del sistema porque a nadie le interesa un sistema que a pesar de ser bueno este aislado de los sistemas de la empresa. Por eso es importante tomar en cuenta los otros sistemas con que cuenta la empresa y estarán en comunicación con el nuestro a la hora de establecer los requisitos del usuario.

Otro inconveniente es que durante la instalación del sistema se pueden descubrir nuevos errores no detectados durante la prueba del sistema generando sorpresas desagradables para los usuarios que se están empezando a familiarizar con este nuevo sistema.

Para sobrellevar la transición existen 4 estrategias de conversión básica, y el criterio de aplicación depende del tamaño de la empresa, cuan rápido esta requiere ver los beneficios del nuevo sistema en acción y los costos de implantación.

La primera estrategia es la conversión en paralelo: aquí se plantea que el tanto el sistema antiguo como el nuevo operen simultáneamente durante un periodo de tiempo determinado. Esta estrategia es de poco riesgo ya que en caso de existir una falla en el sistema recién implantado, se puede continuar trabajando con el sistema antiguo hasta que se corrijan los defectos. El problema es que los costos por mantener dos sistemas funcionando a la vez son elevados.

También esta la conversión en fases: esto significa que el sistema será implantado por módulos, por ejemplo en un sistema de pago a empleados primero se ejecutara el módulo de verificación de la cantidad de horas trabajadas, luego el calculo del sueldo de los empleados por hora, de los empleados asalariados y después el de calculo de impuesto. Esta estrategia es útil en grandes sistemas de información que deben ser modularizados para poder desarrollarlos. Las ventajas de esta estrategia son su poco riesgo, ya que en caso de haber una falla solo será en un modulo del sistema, mayor facilidad para los usuarios para aprender a usar el SI debido a que es más fácil aprender a usar el sistema módulo por módulo que todo el sistema a la vez. Su principal desventajas es que los beneficios de implantar el sistema tardaran mas en aparecer y eso no es bueno para las empresas que han invertido mucho capital en el sistema.

Otro método pero mas arriesgado es la conversión directa que implica desechar el anterior sistema e implantar de una vez el sistema nuevo. En este caso la empresa debe estar totalmente segura que el nuevo sistema esta libre de fallas, ya que en casi de existir un error es muy probable que el sistema colapse. Su ventaja es que los beneficios se verán de inmediatos, los costes de instalación serán menores. También es fundamental que los empleados estén plenamente capacitados para usar el nuevo sistema, debido a que la inexperiencia de los usuarios puede reducir el rendimiento del SI.

Y por ultimo esta la conversión piloto: esta es parecida a la conversión fases ya que se usa en sistemas grandes o sistemas que van a usarse en más de una unidad de negocio o por varios departamentos. Así este se puede ir implementando área por área para evaluar el comportamiento del sistema, buscar fallos y ver como es la relación entre el sistema y los usuarios. También esta estrategia reduce los riesgos pero igual a la conversión en fases se necesita mas tiempo para ver los beneficios que aportara el sistemas funcional.

Después de superada esta fase, y con el SI ya implementado solo restan la aceptación definitiva del usuario del sistema, a partir de la cual la empresa se hace responsable de las posibles fallas del sistema en el futuro, la entrega de los manuales de usuarios y el código fuente del sistema.

Para terminar se puede decir que durante el ciclo de vida de los sistemas todas las fases tendrán influencia directa sobre las demás, por lo que cual error en una de ellas afectará el sistema y todos estos posibles errores si nos e corregidos serán evidenciados durante la implantación. Esta se puede decir que es uno de los pasos más cruciales de todo el ciclo de vida ya que aquí el usuario evidenciara si el sistema se adapta a sus expectativas.

La conversión de sistemas es un proceso que no solo abarca la conversión del viejo al nuevo, sino también la interconexión de este con los demás SI de la empresa, ya que un sistema debe estar en constante comunicación con el resto de la empresa.

Existen muchas maneras de implantar los sistemas la decisión depende de cuan rápido la empresa desee ver los resultados, su capacidad económica y cuanta confianza tenga está en el sistema. A pesar de que las empresas desarrolladoras de los sistemas siempre buscan la excelencia y someten el sistema a constantes pruebas, siempre existen posibilidades de que existan problemas, por lo que las empresas siempre optan por la precaución para prevenir posibles pérdidas. Excepto que las empresas desarrolladoras tengan fama por proveer sistemas de calidad excepcional.

Bibliografía

• Effy Oz. Administración de Sistemas de Información (2000). Thomson Learning.

• Pérez Valde, Federico. Ciclo de Vida de los Sistemas. Instituto Politécnico Nacional Escuela Superior de Comercio y Administración. Plantel Santo Tomas. Versión en Internet: http://www.escasto.ipn.mx/organizacion/profesores/material/informatica/Ciclo%20de%20Vida%20de%20los%20Sistemas.pdf (Formato PDF). Fecha de Revisión: 11/02/2008